Автоматизация управления договорами: перспективы внедрения

В сегодняшних условиях государственные или частные структуры различного масштаба используют ИТ-решения для работы с документами. В том числе это касается юридических служб, финансовых подразделений и отделов закупок. Сотрудникам организаций, работающим в данных направлениях, автоматизированные системы управления договорами помогают усилить контроль за документооборотом, снизить операционные затраты и сократить время на выполнение рутинных задач.

Преимущества, которые может получить предприятие от внедрения подобного ИТ-решения:

• · Формирование стандартных форм документов. Автоматизация помогает упростить процедуру заполнения бумаг, так как сотрудники организации будут работать с предназначенными для них шаблонами. Применение стандартных форм исключает риск использования в договорах утративших актуальность формулировок.
• · Настраиваемая маршрутизация договоров. Использование данного решения упрощает обработку документов, а также усиливает контроль за процессом и повышает его прозрачность. Система позволяет формировать автоматические уведомления о нерассмотренной документации, что дополнительно ускоряет прохождение ключевых этапов согласования.
• · Применение электронной подписи. ЭЦП не только придает юридическую значимость документам, но и облегчает работу с большим объемом распоряжений, договоров и т. п. Например, с помощью электронной подписи можно осуществить массовое подписание внутренней документации.
• · Эффективное взаимодействие с контрагентами. Благодаря интеграции с операторами электронного документооборота, специализированная система позволяет не прерывать бизнес-процесс и сразу отправлять готовые документы партнерам, заказчикам или поставщикам.
• · Уведомления о продлении договоров. Автоматические напоминания о сроках действия ранее заключенных соглашений и необходимости их пролонгации позволяют своевременно связаться с контрагентами, не тратя при этом ресурсы сотрудников на регулярное отслеживание данных сведений.
• · Минимизация числа ошибок. Использование средств автоматизации дает возможность исключить человеческий фактор на большинстве этапов обработки договоров, что снижает вероятность неправильного заполнения бумаг и других просчетов по невнимательности сотрудников.

Эти преимущества делают автоматизированную систему незаменимым помощником для организаций, которым необходимо поддерживать строгий контроль документооборота и учитывать изменения в нормативной базе.